白妮妮是立德财务部主任,在立德工作已有两年多。对她而言,时间过得实在太快,她甚至清晰记得第一天来立德报到的情景。那一幕就像刚发生在昨天。
在立德,她是人见人爱的财务大臣,大家直呼其“财神爷”。“
即便如神一般存在,但对刚结束的11月。妮妮还是心有余悸。据出纳靳雅宣反映,11月份的记账凭证数量足足比10月翻了一番,共有27册之多。如果把这个月的记账凭证摞一起,足有2米多高。白妮妮证实了雅宣所反映的情况。
11月,立德的结项工作和申报工作高度重叠,不少项目同工把积攒多时的报销单据报送财务部,对账报销工作量成倍增加。很多时候,对于那些不规范的填写、不合规的票据、不合理的条目,妮妮还需要亲自指导同工一一修正。那段日子里“财神爷”使出三头六臂但也有些招架不住。她有时不得不开启“疯狂”加班模式应对四方“债主”。
妮妮认为,日常同工都忙着达成项目的各种指标,很少顾及财务上的事情。财神微笑道:“有两种情况大伙会想起我,一是项目款自己垫付不过来;二是项目临近中期和末期。”
一想到项目中期和末期的前半个月,妮妮就花容失色,心有戚戚。看来,神也是有所畏惧的。财神建议大家如有费用支出,尽量及时报销,这样既有利于结项,又有利于财务管理。
立德财务部既要兼顾项目财务,还要管理联盟各机构财务,工作相当繁重琐碎。面对如此庞大的工作量,妮妮并不觉得辛苦,反而觉得充实。她是如何应对的呢?妮妮介绍了三条经验:一是不断充电学习,主要是学习社会组织的各种财务知识、财务规定,第一时间了解并适应上级部门新的财务要求;二是与联盟各机构、与员工多沟通协调,有问题及时解决,不拖延;三是保持积极的工作态度,做事有足够的耐心和细心。
在11月初的社工远航培训上,妮妮为立德中层骨干讲述了与项目全流程相关的财务知识、规范和实操要点,课后反响良好,取得不错的效果。但妮妮对此保持着清醒,她担心那些没有听课的同工。他们中很多被委派来处理财务问题,结果一些老问题反复出现。她希望听过课的项目骨干要把学到的精髓传授给其他同事,进一步把学习效果扩散开来。
11月的“疯狂”迫使妮妮加速思考如何提高工作效率,但多种思路和方法都有其优劣,需要根据立德的实际情况衡量取舍。财务管理和项目预算管理自动化一直被妮妮所关注。她觉得目前很多财务管理软件与项目的结合度都不太好,尤其是针对社工项目的预算软件更少见。有些财务管理软件有项目预算模块,但很多都收费偏高,而且前期需要项目人员根据项目执行情况和报销情况进行录入,才能起到实时监测作用,这样做无形中也会增加他们的工作量。妮妮也曾设想给财务部增加1名实习生,专门负责项目记账凭证拍照录入,但碍于该工作的特点和项目需求的多样性,设想始终没能试验。
办法总比困难多,白妮妮对立德的未来充满希望和信心。她把这种希望和信心写进了财务部门2018年工作计划中,以此指导自己的工作。
2018年是联盟三年规划的最后一年,也是财务工作适应新形势、促进新发展的关键一年。她根据联盟整体部署,结合机构发展战略,拟定了三方面重点工作。
一是夯实基础性财务工作,建章立制,严肃财纪,防范风险;
二是明晰责权,合理规划,优化财务环境,调整发展思路,向联盟发展目标看齐;
三是充分履行财务工作“监督、反映、服务”三项职能,做好项目资金管理和成本监控,为相关部门决策提供支持,提升管理效益。
如果说财务是立德联盟经济状况的晴雨表,那么财务部门就是联盟的“气象局”。作为该部门的掌门人,白妮妮身上担子很重,这是非专业人士很难体会的。“财神爷”的每一项工作,都关系我们的饭碗,我们应该更多理解她、支持她、爱护她,在她的引领下把财务工作做好。